Support & Transformation

Avant de parler d’agents IA, regardons votre quotidien

Avant d’installer des agents IA chez vous, il faut regarder comment vos équipes travaillent aujourd’hui. Dans beaucoup de PME béninoises, la même information est saisie trois fois : une fois sur WhatsApp ou dans un carnet, une fois dans un tableur, une fois dans le logiciel de facturation. Un commercial passe deux heures par jour à relancer des clients message par message. Le comptable rapproche à la main les encaissements Mobile Money et le relevé bancaire. Ce travail n’intéresse personne et il produit des erreurs.

L’automatisation des tâches et les agents IA servent précisément à cela : retirer des mains de vos équipes les gestes répétitifs dont le résultat est prévisible. L’objectif n’est pas de remplacer des personnes, mais de rendre à un vendeur, à un comptable ou à un magasinier les heures qu’ils perdent chaque semaine en ressaisie.

Un agent est utile chez vous quand le flux se décrit en une phrase : « chaque bon de commande reçu par e-mail devient une ligne de stock », « toute facture impayée depuis trente jours déclenche une relance », « les questions courantes des clients reçoivent une réponse en français à toute heure sans mobiliser un agent ». Si votre besoin ne se formule pas ainsi, nous vous le disons avant de vous facturer quoi que ce soit.

Ce que vous obtenez : des agents IA connectés à vos outils

Ce service livre des automatisations qui tournent sur votre système, pas une démonstration en salle de réunion. Selon le périmètre retenu, la livraison contient :

• Une cartographie écrite de vos processus actuels, avec le temps réellement consommé par chaque tâche répétitive et le gain attendu après automatisation.
• Un ou plusieurs agents opérationnels : assistant de réponse client sur WhatsApp, le site ou l’e-mail, extraction automatique de données depuis des factures et bons de commande, relance des créances, production de rapports périodiques, classement de documents.
• Les connecteurs vers vos outils existants : votre ERP, votre logiciel de facturation, vos tableurs, votre messagerie, vos comptes MTN Mobile Money et Moov Money, FedaPay ou CinetPay.
• Un tableau de bord de supervision : ce que l’agent a traité, ce qu’il a refusé de traiter, ce qui attend une validation humaine.
• Des règles d’escalade explicites : au-delà d’un certain montant ou en cas de doute, l’agent s’arrête et transmet à une personne. Une automatisation qui décide seule d’un remboursement n’a pas sa place dans une PME.
• La documentation d’exploitation en français, et le code source versionné, dont vous êtes propriétaire avec vos données au solde de la facture.

Comment se déroule le projet

Nous commençons par observer. Deux à trois demi-journées dans vos locaux, ou à distance, à regarder travailler les personnes concernées. Ce que la direction décrit et ce que les équipes font au quotidien diffèrent presque toujours, et c’est cet écart qui détermine ce qui mérite d’être automatisé.

Nous remettons ensuite une note de cadrage : les processus retenus, ceux que nous écartons et pourquoi, le gain attendu, le budget. Vous validez avant tout développement.

Le développement se fait par lots courts. Un premier agent entre en service sur un périmètre limité — une agence, un type de document, une catégorie de clients — et tourne en conditions réelles pendant deux semaines pendant que nous corrigeons. L’extension au reste de l’activité n’a lieu qu’une fois ce premier lot stable.

Ce que nous attendons de vous : un interlocuteur unique disponible une à deux heures par semaine, les accès aux comptes et aux outils concernés, et un échantillon réel de vos documents. Sans documents réels, une extraction automatique ne peut pas être testée sérieusement.

Délais, budget, et ce qui justifie ce prix

Un premier périmètre d’automatisation demande trois à six semaines entre le cadrage et la mise en service. Les projets qui touchent plusieurs services ou plusieurs sites s’étalent sur deux à trois mois, découpés en lots facturés séparément.

Le budget démarre à 750 000 FCFA pour un agent unique connecté à un ou deux outils. Un ensemble d’automatisations couvrant un service complet se situe le plus souvent entre 1 500 000 et 4 000 000 FCFA. S’y ajoute un coût d’exploitation mensuel, modeste mais réel : hébergement et consommation des modèles d’IA, de 25 000 à 100 000 FCFA par mois selon le volume traité. Nous vous donnons cette estimation avant la signature, pas après la mise en service. Le devis chiffré en FCFA vous parvient sous 48 heures après le cadrage, et le règlement suit notre échéancier habituel : 40 % au démarrage, 30 % à la validation de la recette, 30 % à la mise en ligne.

Ce prix couvre du temps d’ingénierie, pas une licence. Une automatisation qui touche à vos ventes, à vos stocks ou à votre trésorerie doit être testée sur vos propres données, sécurisée, journalisée et réversible. C’est ce travail qui coûte, et c’est lui qui sépare un agent encore utile dans un an d’un prototype abandonné au bout d’un mois.

Après la mise en service

Vos équipes sont formées avant la bascule : une session pratique pour les utilisateurs, une session technique pour la personne qui supervisera l’outil. Nous restons présents après le démarrage : la garantie corrective court pendant 30 jours à compter de la mise en ligne, corrections comprises.

Ensuite, un contrat de maintenance et d’infogérance, à partir de 150 000 FCFA par mois pour une application ou un ERP, couvre la surveillance des agents, les corrections, l’ajustement des règles et l’adaptation aux évolutions de vos outils tiers. Sous ce contrat, un incident bloquant est pris en charge sous 4 heures ouvrées : nous nous engageons sur la prise en charge, jamais sur un délai de résolution. Il reste optionnel : le code source vous est remis documenté, et vous pouvez le confier à une autre équipe. Nous n’enfermons personne.

Les données restent les vôtres. Chaque client dispose de son instance dédiée : votre base n’est partagée avec aucune autre entreprise, et aucun tiers n’y a accès. Nous privilégions un hébergement dont vous êtes propriétaire, et nous indiquons clairement quelles informations sont envoyées à un service d’IA externe, lesquelles ne quittent jamais votre serveur, et comment restreindre ce périmètre si votre activité l’exige.

Pourquoi IK’ART plutôt qu’un freelance ou une agence étrangère

Nous construisons des systèmes de gestion depuis 2014, pas seulement des automatisations posées par-dessus. Nous éditons l’ERP PÈNATO, aujourd’hui en production chez plus de 120 entreprises : une instance dédiée par client, des données qui n’appartiennent qu’à l’entreprise qui les saisit, et des factures émises au format exigé par la réglementation béninoise. Nous avons développé ANKH SKOLA, plateforme scolaire de quatorze modules où chaque établissement dispose de son espace isolé, et ANKH DRIVE, application de transport avec géolocalisation. Vingt-cinq entreprises utilisent nos outils.

Cela compte pour un projet d’automatisation : un agent doit lire et écrire dans votre système de gestion. Nous savons le faire parce que nous écrivons ces systèmes. Un prestataire qui ne maîtrise que les outils d’automatisation grand public s’arrête à la première intégration sérieuse. Nous ne vous imposons pas non plus un environnement technique : nous choisissons la technologie adaptée à votre projet, à vos contraintes et à vos équipes, et si vous avez déjà un logiciel en place ou une préférence, nous travaillons avec.

Nous travaillons aussi avec vos contraintes réelles. Coupures d’électricité et connexion instable : nos traitements reprennent là où ils se sont interrompus au lieu de perdre les données. Mobile Money : MTN, Moov, FedaPay et CinetPay sont déjà intégrés dans nos projets en production. Facturation : vos documents sortent au format exigé par la réglementation béninoise, vous êtes en règle sans y penser, et vos données restent les vôtres, sur une instance dédiée à laquelle personne d’autre n’accède. Équipes peu à l’aise avec le numérique : nos interfaces sont en français, sobres, et nous formons sur place.

Enfin, nous sommes à Cotonou. Vous pouvez passer nous voir, et nous pouvons venir chez vous. Sur un projet qui change la façon de travailler de vos équipes, cette proximité vaut plus qu’un tarif horaire attractif à six mille kilomètres.

Parlons de votre premier processus à automatiser

Écrivez-nous à contact@ikart.biz en décrivant une tâche répétitive qui coûte du temps à vos équipes chaque semaine. Nous répondons avec un avis de faisabilité, un ordre de grandeur budgétaire et un délai. Et si le sujet ne mérite pas d’être automatisé, nous vous le dirons aussi.